De externe notulist

Een goed verslag is een naslagwerk en geheugensteun voor de vergaderaars en een informatiebron voor hen die de vergadering niet hebben bijgewoond. Het verslag zorgt daarmee voor continuïteit in de meningsvorming en de besluitvorming. De externe notulist is ervaren in het verslaan van allerlei soorten vergaderingen. Hij (of zij) maakt zich de vergadermaterie snel eigen en bezit de vaardigheid om de besprekingen adequaat samen te vatten. Deze notulist is onafhankelijk en dat is een waarborg voor een objectieve verslaglegging. De externe notulist werkt bovendien efficiënt: het verslag wordt op tijd geleverd, in de gewenste weergave (een lange of een korte samenvatting), met de juiste opmaak en uiteraard in goed Nederlands.

Afspraken en werkwijze

De opdrachtgever en de notulist bespreken de te notuleren vergadering en maken afspraken (eventueel in een notuleerovereenkomst) over de vergadertijd, de levertijd, de opmaak, de vergaderlocatie en het tarief van de notuleer- en uitwerkuren. Enkele belangrijke punten:

  • De keuze voor het soort verslag bepaalt de uitwerktijd. Globaal geldt dat voor een woordelijk verslag per vergaderuur ongeveer 7 tot 9 uur uitwerktijd nodig is en voor een samenvattend verslag per vergaderuur 2 tot 4 uur uitwerktijd, mede afhankelijk van de complexiteit van de vergadermaterie.
  • Om de notulist goed zijn werk te laten doen moet aan bepaalde voorwaarden voldaan worden. Het gaat niet alleen om praktische zaken als de toezending van de agenda en de vergaderstukken en een geschikte werkplek voor de notulist, ook moet de notulist kunnen vertrouwen op een capabele voorzitter.
  • Terzijde is een eenmanszaak (met een Verklaring arbeidsrelatie), dus ik woon de vergaderingen altijd persoonlijk bij en werk zelf de notulen uit. Voor de opdrachtgever en de vergaderdeelnemers is het prettig dat altijd dezelfde notulist op de vergaderingen verschijnt. Bovendien zijn zo de continuïteit en de kwaliteit van de verslaglegging gegarandeerd.
  • Terzijde werkt samen met Suurmeijer Secretarial. Mevrouw Suurmeijer hanteert net als ik strenge kwaliteitseisen en in geval van nood kunnen we elkaar vervangen.

Werkervaring

Tijdens mijn studie Nederlandse Taal- en Letterkunde was ik werkstudent bij PTT-post en raakte daar betrokken bij de medezeggenschap. Na mijn overstap naar KPN-Telecom ben ik gaan werken als ambtelijk secretaris van de ondernemingsraad. Uiteindelijk heb ik KPN vaarwel gezegd en mijn werkzaamheden, te weten het verzorgen van secretariële ondersteuning en het notuleren, geprofessionaliseerd en zelfstandig voortgezet onder de naam Terzijde. In de loop der jaren heb ik voor allerlei organisaties gewerkt: diverse gemeentes, een provincie, woningbouwverenigingen, een uitgeverij, het Ministerie van Justitie, diverse faculteiten van de Rijksuniversiteit Groningen, een hoogheemraadschap, een regionaal samenwerkingsverband, een zorgverzekeraar, een beleggingsfirma, een bouwbedrijf, een instelling voor lichamelijk gehandicapten etc. Op verzoek zend ik u mijn cv en een (geanonimiseerd) voorbeeld van een verslag.

Maar dit Terzijde

Mijn afstudeerscriptie Nederlandse Taal- en Letterkunde is getiteld: Maar dit Terzijde. Over afdwalen en uitweiden bij het leren lezen van zakelijke teksten. In deze scriptie, geschreven is in het kader van een onderzoek van de sectie vakdidactiek naar reflectiviteit, richtte ik mij op de beschrijving en analyse van het zogenaamde "afdwalen" van leerlingen. De titel van de scriptie verwijst naar de gevleugelde woorden van Gerard Reve, een schrijver die lang en stijlvol kon afdwalen. Overigens: de notulist is Terzijde, maar het verslag is ter zake!

drs. rob bartelds
rademarkt 29/17
9711 ct groningen
tel 050 - 312 2351
email info@terzijde.nl